แนะนำเครื่องมือสำหรับฟรีแลนซ์

เมื่อวันที่ 28 สิงหาคม ได้มีโอกาสไปร่วมเป็น speaker ในงาน meetup ของเหล่าฟรีแลนซ์ ที่จัดขึ้นครั้งแรกที่ pah creative space งานนี้ไม่ได้ฉายเดี่ยวนะ มีน้องเพิร์ธ @ woraperth เจ้าของเว็บสอนทำเว็บอันโด่งดังในไทย designil.com มาเป็น speaker คู่กัน

เนื่องจากเป็นครั้งแรกของ freelance meetup ที่จัดขึ้นที่ hubba / pah space เราก็เลยตั้งมานั่งคิดกันว่าแล้วหัวข้ออะไรล่ะ ที่เราน่าจะจับมาพูดคุยกัน ในที่สุดก็คิดได้ว่า ไม่ว่าจะเป็นฟรีแลนซ์คนไหนก็จะมี “เครื่องมือหากิน” ของตนเองอย่างเช่น photoshop, ms word, ms excel, illustrator, 3d max etc. แต่นอกจากเครื่องมือหากินหลักของเราแล้ว มันยังมีเครื่องมือหรือบริการต่างๆ มากมาย ที่หากเราเลือกมาใช้ให้เหมาะกับสไตล์การทำงานของเราแล้ว ไอ้เจ้าเครื่องมือเหล่านี้แหล่ะ ก็จะสามารถช่วยให้ชีวิตการทำงานของเรามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น มีเวลาเหลือไปดำน้ำขี่จักรยานวิ่งตีปิงปองเสิร์ฟวอลเล่ย์ คือมีเวลามากขึ้นว่างั้นเถอะ

ขั้นตอนการทำงานของฟรีแลนซ์

การแบ่งเครื่องมือ จะแบ่งออกตามขั้นตอนการทำงานของฟรีแลนซ์ ตั้งแต่ยังไม่เริ่มรับงาน ไปจนถึงหลังจบงานไปแล้ว (อันนี้เป็นขั้นตอนทีสรุปเอาเองจากประสบการณ์ของสอง speaker อาจจะเหมือนหรือไม่เหมือนฟรีแลนซ์ท่านอื่นนะคะ)

สิ่งที่อาจจะแตกต่างจาก flow ที่เราเคยเห็นๆกัน น่าจะเป็นขั้นตอนก่อนที่เราจะเสนอราคากับลูกค้าเพื่อเริ่มงาน คือการสร้าง Personal Branding หรือสร้างตัวตน และขั้นตอนหลังจากจบงาน ก็คือการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า ไม่ใช่ว่าจบงานแล้วจบกัน เราอาจจะต้องมีการทักทาย พูดคุยกับลูกค้าในวาระโอกาสต่างๆ เพื่อกระชับความสัมพันธ์ เวลาเค้ามีงานที่ต้องการให้เราช่วย เค้าจะได้นึกถึงเราก่อนเป็นอันดับต้นๆ

ที่ดึงเอาการสร้างตัวตนมาแสดงด้วย เนื่องจากฟรีแลนซ์มือใหม่ มักจะมีคำถามว่า “เอ เราก็มีฝีมือประมาณนึง อยากลองรับงานฟรีแลนซ์ดู แต่จะหางานจากที่ไหนล่ะ?” การสร้างตัวตนคือคำตอบ เพราะเราต้องมีตัวตนที่ชัดเจนก่อนว่าเราเป็นใคร เก่งอะไร และจะเอาความสามารถเหล่านั้น มาสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับลูกค้าเราได้ยังไง ส่วนขั้นตอนในการทำงานอื่นๆที่เห็นเป็นกล่องสีฟ้า ก็จะเป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างเบสิค ที่ฟรีแลนซ์ทุกคนรู้กันอยู่แล้ว สำหรับรายละเอียดลองดูในแต่ละหัวข้อต่อไปได้เลยค่ะ

1. Personal Branding Tools เครื่องมือสร้างแบรนด์ สร้างตัวตน

อย่างที่เกริ่นมาจากด้านบน การสร้าง personal branding นี้แม้นับเป็นขั้นตอนที่สำคัญ แต่บางคนอาจจะหลงลืมกันไป เนื่องการเป็นที่เราเป็น freelance การสร้างแบรนด์เพื่อบอกให้คนอื่นรู้ว่าเราเป็นใคร ทำอะไร อย่างไร ถนัดหรือเก่งอะไร ผลงานที่ผ่านมาเป็นอย่างไร อันนี้สำคัญมาก ถ้าทำดีๆ ก็จะทำให้มีลูกค้าเดินเข้ามาหาเราเองโดยไม่ต้องไปเร่หางานอีกเลย

• WordPress, medium
  การเขียนบล็อคเป็นสิ่งที่ทำได้ไม่ยาก แต่ก็ไม่ง่ายที่จะเขียนอย่างสม่ำเสมอ แต่เป็นสิ่งที่แนะนำให้ทุกคน ไม่เกี่ยวว่าเป็น freelance หรือใครก็ตาม เนื่องจากเป็นวิธีที่ค่อนข้างจะ effective ในการแนะนำตัวเองสู่โลกออนไลน์ เพราะมันคือการถ่ายทอดตัวตนของเรา ผ่านตัวษร ให้คนอื่น ซึ่งอาจจะเป็นลูกค้าของเราในอนาคตให้ทำความรู้จักเราจากบทความที่เราเขียน จะเห็นได้ว่าคนที่ดังๆส่วนใหญ่ๆ เค้าก็จะมีการแชร์ความคิด แชร์เทคนิค ขั้นตอนในการทำงานสู่ public ซึ่งบล็อคนี้ล่ะ จะเป็นตัวนำให้คนเข้ามารู้จักเรา สิ่งสำคัญอีกอย่างก็คือ ควรจะเลือกหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่เราทำ หรือหากไม่เกี่ยวกับงาน ก็อาจจะเป็นเรื่องของความเชื่อ ทัศนคติ ที่ส่งเสริมกับงานที่เราทำ ไม่ควรเขียนอะไรที่ too personal เช่น ไปดราม่าเรื่องอกหัก ดราม่าการเมือง ซึ่งหัวข้อพวกนี้ไม่ผิด แต่มันไม่ส่งเสริมเราในภาพรวม
• Social Media: Facebook, Twitter, Instagram
  หลายๆคนคงจะมี facebook, twitter, instagram กันอยู่แล้ว แต่อาจจะลืมไปว่าเจ้า social media พวกนี้ล่ะ เป็นหน้าเป็นตาของคุณบนโลกออนไลน์ที่คนอื่นเค้าจะเห็นกัน ฉะนั้นจะโพส จะเขียน จะทำอะไร ต้องควรบคุมคุณภาพนิดนึง หากคุณต้องการความเป็นส่วนตัวบนโลกโซเชียล อาจจะแยก account งาน กับ account ส่วนตัวออกจากกัน faceook ส่วนตัวก็โพสรูปแฟนไป facebook page งานก็โพสอะไรที่เกี่ยวข้องกับงาน แชร์เรื่องที่ potential customer จะสนใจ จะได้ไม่ปะปนกัน
• Buffer App
  ใครที่ต้องบริหารจัดการ social media เยอะๆ ไม่ว่าจะเป็น fb page, twitter ลองมองหา app ที่ช่วยในการ schedule โพสมาใช้กัน ทำไมต้อง schedule? เพราะเราจะได้โพสได้สม่ำเสมอ ต่อเนื่อง ทำให้คนที่ follow ยังได้รับ feed จากเรา เป็นการย้ำเตือนว่า เรายัง active อยู่นะ ไม่ใช่ปีนึงโพสที อย่างนั้นคงจะไม่มีใครตาม

  

• Dribbble (designer), Behance (designer), Github (developer), flickr (photographer), Medium (writer)
  แม้ว่าบางคนจะมีเว็บไซต์ส่วนตัวที่เอาไว้โชว์งานของตัวเองอยู่แล้ว แต่ก็อย่ามองข้ามพวกเว็บรวบรวมผลงานใน field ของคุณ เพราะเว็บพวกนี้จะมีคนที่เข้ามาดู เข้ามาอ่านมากอยู่แล้ว การเลือกเอางานเด็ดๆของเราไปโพส ก็จะช่วยให้คนค้นหาเราเจอมากขึ้น

2. Communication Tools เครื่องมือพูดคุยสื่อสารกับลูกค้า

การสื่อสารกับลูกค้าเป็นเรื่องสำคัญ หากดูจากใน flow ขั้นตอนการทำงาน การสื่อสารจะแทรกตัวอยู่ในทุกๆขั้นตอนการทำงานเลยทีเดียว ซึ่งทุกวันนี้ส่วนใหญ่เราก็จะคุยกับลูกค้าผ่าน line, fb messenger หรือไม่ก็อีเมล ซึ่ง line/fb messenger อันนี้รู้ๆกันอยู่แล้ว ข้อดีคือใครๆก็ใช้ได้ ไม่ต้องเรียนรู้ใหม่ ข้อเสียคือ เรื่องงานเรื่องส่วนตัวมันดันปะปนกันมั่วไปหมด จะ track อะไรก็ยาก ยิ่งถ้าใครใช้ line คุยงาน จะพบข้อเสียที่สำคัญที่สุดคือข้อความหาย เพราะข้อมูลทั้งหมดมันเก็บบนเครื่อง ใครเผลอลบ หรือเปลี่ยนเครื่องโดยไม่ได้ export chat เก็บไว้คงจะเคยพบปัญหานี้ ส่วน email ก็จะดีกว่าพวก line/fb messenger ขึ้นมาหน่อยตรงที่ว่ามันดูเป็นทางการกว่า มีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร แต่ข้อเสียก็คือมันเป็นการสื่อสารทางเดียว เราไม่มีทางรู้เลยว่าอีกฝ่ายเค้าได้รับอีเมลหรืออ่านอีเมลเราหรือยัง นอกจากเค้าจะ reply มา หรือเราโทรไปแจ้งเค้าอีกที

• slack
  ฮิตกันมากในหมู่บริษัท startup อาจจะเหมาะกับการทงานแบบ internal มากกว่า เพราะว่าสามารถแบ่งการพูดคุยเป็นหัวข้อๆได้ เรียกว่า channels แต่แอบมีความซับซ้อนอยู่มาก อาจจะไม่เหมาะกับการดึงคนภายนอกให้เข้ามาใช้งาน

3. Accounting

• flowaccount.com
  ฟรี accounting app ของไทยที่ทำออกมาได้ดี เหมาะกับการทำบัญชีของคนไทยมากๆ ที่สำคัญใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา เพราะเป็น web application และมี mobile version ที่ช่วยอำนวยความสะดวกอีกด้วย ดีมากๆ

4. การทำงาน

4.1 Project Management

• Todoist
  แอป to-do list ที่ใช้ง่าย ใช้ได้ฟรี ถือเป็นแอพที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง ออกฟีเจอร์โน่นนี่นั่นมาให้ใช้อยู่เสมอ ฟีเจอร์ที่ชอบก็คือ การแบ่ง list เป็นโฟลเดอร์ ซึ่งทำให้สิ่งที่ต้องทำทุกอย่างในชีวิต สามารถรวมไว้ที่เดียวกันได้ เพราะเราสามารถแยกโฟลเดอร์ งาน, เรื่องส่วนตัว, ครอบครัว ฯลฯ ที่สำคัญคือใช้ได้แทบจะทุก platform ใส่ที่เดียว sync กันหมด ไม่ว่าจะบนคอมหรือบนโทรศัพท์ ของฟรี และดีมาก ขอคอนเฟิร์ม!
  
• trello
  trello นี่ฮิตมากในหมู่แวดวงคน startup เพราะว่าสามารถสร้างบอร์ด (category) ได้ไม่จำกัด แล้วลากการ์ดย้ายไปมาได้ บอร์ดเริ่มต้นจะตั้งมาให้เป็น To Do, Doing, Done แนะนำให้หามาลองใช้ดู มีเป็น iOS, android ด้วยนะ
  
• basecamp
  แอพนี้น่าจะเป็นแอพที่ฮิตที่สุดสำหรับการบริหารโปรเจคในบริษัทที่ไม่ใหญ่มาก ลักษณะเหมือนเว็บบอร์ดที่ทุกคนในทีมโพส topic หรือแชร์ไฟล์ กันได้ สามารถ invite ให้ลูกค้าเข้ามามีส่วนร่วมในโปรเจคได้ ส่วนตัวไม่ค่อยถนัดกับแอพนี้เท่าไหร่ แต่คนที่ชอบก็ชอบมาก ก็ขึ้นอยู่กับสไตล์ของแต่ละคน
• Evernote
  บางคนอาจจะคิดว่า evernote นั้นก็เอาไว้โน้ตอย่างเดียว แต่จริงๆแล้วความสามารถของ evernote นั้นมีมากกว่านั้นเยอะ ถึงขั้นที่สามารถเอามาใช้เป็น project management tool ได้เลยทีเดียว ด้วยความที่เราสามารถแชร์ note ให้คนอื่นเข้ามา edit ได้ เก็บรูปภาพ เก็บลิ้งค์ แยกโน้ตเป็นหมวดหมู่ เอาเป็นว่าเอาไปประยุกต์ใช้ได้หลากหลายมากๆ แถมยังฟรี และมีให้ใช้บนทุก platform อีกด้วย

4.2 File sharing

• dropbox/google drive
  แชร์ไฟล์ร่วมกัน แบบไม่ต้องกลัวหาไฟล์ไม่เจอ เหมาะสำหรับให้ลูกค้าโยน material มาไว้เรา (ต่อไปนี้ไม่ต้องส่ง cd มานะจ๊ะ คอมพี่ไม่มี drive cd แล้วจ้ะ)
• droplr/cloudapp
  สำหรับใครที่อยากจะแชร์ไฟล์เล็กๆ เช่น อยากจะ capture หน้าจอ แล้วส่งให้ลูกค้าดูเร็วๆด่วนๆ สามารถใช้ droplr หรือ cloudapp ได้ สะดวกมากสำหรับบน mac แค่ลากไฟล์ไปที่ icon ของแอพ บน status bar พออัพเสร็จปุ๊บ ได้ url ปั๊บ เอาไปแชร์ต่อได้ทันที
• wetransfer
  สำหรับการส่งไฟล์ใหญ่ๆ ขอแนะนำ wetransfer เพราะส่งไฟล์ได้ถึง 2GB แถมยังมีแจ้งเตือนเมื่อคนที่เราส่งไฟล์ให้คลิกดาวน์โหลดแล้ว แต่ข้อเสียก็คือแบบฟรี จะเก็บไฟล์ไว้ให้แค่ 7 วัน ฉะนั้น ใครอยากเก็บนานกว่านั้นก็ต้องยอมเสียเงินกันซะหน่อย

4.3 Feedback

• quickcast.io 
  สำหรับทำ video tutorial สั้นๆง่ายๆ ส่งให้ลูกค้า หรือทีมงาน โดยสามารถ record จากหน้าคอมพิวเตอร์ของเราได้เลย
• invision
  เหมาะกับการส่งงานให้ลูกค้าคอมเม้นเป็นอย่างมาก เพราะสามารถจิ้มเป็นจุดๆได้เลยว่าอยากปรับ อยากแก้ตรงไหน แถมยังพิมพ์โต้ตอบกันในจุดนั้นได้เลยอีก พอแก้เสร็จก็สามารถอัพโหลด artwork ใหม่ ทับอันเก่าเข้าไปได้ด้วย หมดปัญหาส่ง feedback กันไม่รู้เรื่อง

4.4 Productivity

• Pomotodo: Pomodoro + to-do list
  สำหรับใครที่ชอบหาวิธีใหม่ๆในการวิธีเพิ่ม productivity ของตนเอง อาจจะเคยได้ยินเทคนิคที่เรียกว่า Pomodoro หลักการก็คือ จะแบ่งเวลาการทำงานเป็นก้อนๆ ก้อนละ 25 นาที ให้พัก 5 นาที เมื่อครบ 4 ก้อน ก็ให้ไปพัก 20 นาที (สามารถปรับจำนวนนาทีให้เหมาะสมได้) แอพ pomotodo ก็ใช้เทคนิคของ Pomodoro นี่ล่ะ แต่จะพิเศษตรงที่ให้เราใส่ to-do list เข้าไปได้ เมื่อหมดหนึ่ง pomodoro ก็จะให้บันทึกว่า 25 นาทีที่ผ่านไปเมื่อตะกี้ เราได้ทำอะไรเสร็จไปบ้าง มีการบันทึกเก็บเอาไว้ให้เห็นเลยว่าในแต่ละวันที่ผ่านไป เราทำอะไรสำเร็จบ้าง ที่เด็ดคือแอพมีให้ใช้ทั้งบน mac, window, iOS, android
• RescueTime: track your time using on computer
  อยากรู้มั้ย วันๆนึงคุณทำอะไรบ้างบนคอมพิวเตอร์?  RescueTime จะ track ทุก activities ของคุณที่เกิดขึ้นบนคอมพิวเตอร์ ทีนี้ล่ะคุณจะได้รู้ซักทีว่าวันๆนึง คุณเสียเวลาไปวันละกี่ชั่วโมงบนหน้าฟีดเฟสบุค เทียบกับเวลาที่ใช้ในการสร้างงานจริงๆ

5. Personal Development

• Pocket
  สมัยนี้บล็อคหรือบทความดีๆบนอินเตอร์เน็ตนั้นมีเยอะมากๆ หากเราจะมานั่งอ่านทุกบทความที่เราสนใจ วันๆก็คงไม่ได้ทำงาน แอพ pocket เป็นแอพที่ช่วยให้เราเก็บบทความนั้นเอาไว้อ่านทีหลัง ใช้ได้ทั้งบน iOS, android, web
• Day One
  สมัยเด็กๆเรามักจะมีเขียนไดอารี่กัน แต่พอเวลาเราโต เราก็มักจะไม่มีเวลา จะดีแค่ไหนถ้าเราได้บันทึกว่าในแต่ละวัน เราได้ทำอะไรไปบ้าง มีอะไรที่เราสามารถ improve เพื่อให้วันพรุ่งนี้ดีกว่าเมื่อวาน แอพ dayone สามารถบันทึกได้ทั้งข้อความ รูปภาพ แบบไม่ได้มีรูปแบบตายตัว ใครจะเขียนยังไงก็ได้
• Grid diary 
  แอพ Grid diary จะมีการแบ่งหัวข้อไว้ คล้ายๆเป็นคำถามที่เป็น pattern สำหรับแต่ละวัน (สามารถแก้ไขหัวข้อเองได้) เช่น วันนี้คุณได้อออกกำลังกายหรือเปล่า? วันนี้คุณทำอะไรสำเร็จไปบ้าง? ใช้เงินไปกี่บาท? เป็นต้น ส่วนตัวชอบมาก เพราะทำให้เราได้ทบทวนทุกวัน ว่าวันนี้ทำอะไรไปบ้าง ดีไม่ดี มีอะไรที่เราสามารถที่จะแก้ไขพัฒนาให้วันพรุ่งนี้ดีขึ้นได้บ้าง

  

• Headspace meditation only 10 minutes a day
  สำหรับใครที่ชีวิตวุ่นวาย งานยุ่งไปหมด สมาธิสั้น อยากให้ลองแบ่งเวลามานั่งนิ่งๆพิจารณาตัวเองและสิ่งรอบตัวซักวันละ 10 นาที อาจจะเป็นตอนเช้าที่เพิ่งตื่น ถ้าไม่รู้จะเริ่มยังไงก็ขอแนะนำแอพ Headspace ในแอพ จะมีเสียงคอยไกด์ว่า ให้ลองโฟกัสที่อะไร ให้ลองฟังเสียงรอบตัว ให้ลองระลึกถึงร่างกายของตัวเอง แค่ 10 นาที คุณจะพบว่าจิตใจสงบขึ้นเยอะ
• coach.me habit builder with supporting community
  ใครเคยได้ยินกฏว่า การสร้าง habit อะไรซักอย่าง จะต้องทำต่อเนื่องติดกันเป็นเวลา 21 วัน แอพ coach.me นี้ล่ะ ที่จะช่วยให้คุณตั้งเป้าหมายว่าจะเปลี่ยนนิสัยอะไรบางอย่าง แต่จะพิเศษกว่าการจดในกระดาษหรือแอพอื่นๆตรงที่ว่า ในแต่ละหัวข้อจะมีคนอื่นที่อยากจะสร้าง habit นี้เหมือนเรา คอยแชร์เทคนิค คอยช่วย cheer up ให้เรา stay on track
  

ปิดท้าย

หมดแล้วสำหรับเครื่องมือที่หยิบมาแนะนำพูดคุยและแชร์กันในงาน ใครที่ชอบเรื่องของการหา tool ใหม่ๆ มาใช้ แนะนำให้ไปวิ่งเล่นที่ Producthunt.com เลย แล้วคุณจะพบว่าในโลกนี้มันมีเครื่องมือเกิดขึ้นเยอะมากในแต่ละวัน แต่สิ่งที่อยากจะบอกก็คือ เครื่องมือมันก็เป็นแค่ตัวช่วย สิ่งที่สำคัญจริงมันอยู่ที่ตัวเราเอง ที่จะเอาเครื่องมือมาใช้ให้มีประสิทธิภาพได้แค่ไหน ฉะนั้น อย่าไปหมกมุ่นกะเครื่องมือมาก หากได้เครื่องมือที่ถูกใจ เข้ากับสไตล์การทำงานของเราได้แล้ว ก็อาจจะพอก่อนกับการเสาะหา แล้วเอาเวลาไปนั่งทำงานส่งลูกค้าดีกว่า

Photo by Patrick Tomasso on Unsplash