3 เทคนิค จัดการและส่งไฟล์ PDF อย่างมืออาชีพ

สำหรับคนที่ต้องส่งไฟล์ PDF ไม่ว่าจะเป็น Presentation, Credential หรือ Portfolio เป็น PDF ทางอีเมลอยู่เป็นประจำ อาจจะพบปัญหาเรื่องขนาดไฟล์ที่ใหญ่ (โดยเฉพาะ Portfolio ของบรรดาเหล่าดีไซน์เนอร์ทั้งหลาย) จนไม่สามารถแนบไฟล์ไปกับอีเมล หรืออีกฝ่ายไม่สามารถรับอีเมลได้ เพราะอีเมลมีขนาดใหญ่จนเกินไป

และก็อย่าลืมว่าทุกวันนี้เราเช็คอีเมลกันจากโทรศัพท์ ซึ่งก็แปลว่าเราคงไม่ได้มีเวลามารอดาวน์โหลดไฟล์เป็นร้อยๆ MB และที่สำคัญคือมันเปลือง data ของผู้รับโดยใช่เหตุ

บทความนี้จึงถือกำเนิดขึ้น เพื่อที่แชร์วิธีการในการจัดการไฟล์ PDF และการส่ง PDF ที่ทำให้คุณดูเป็น “มืออาชีพ” ในสายตาผู้รับอย่างแน่นอน

1. ย่อไฟล์ PDF ให้เป็นนิสัย

เราควรจะเช็คก่อนทุกครั้งว่าไฟล์ที่เราจะส่งไปนั้นมีขนาดใหญ่เกินไปหรือเปล่า ขนาดที่ถือว่าพอรับได้คือ ไม่ควรเกิน 20MB (ใหญ่กว่านี้อีเมลบางเจ้าแนบไฟล์ไม่ได้แล้ว)

ยิ่งไปกว่านั้น ถ้าคุณต้องส่งไฟล์ให้กับบริษัท Corporate ใหญ่ๆ ควรจะทำให้ไม่เกิน 10MB เพราะบางที่ไม่สามารถรับไฟล์ใหญ่เกินกว่านี้ได้นาจาา lol

หลังจากเช็คไฟล์แล้ว ถ้าคุณพบว่าไฟล์ PDF ของคุณมีใหญ่เกิน 10MB ควรจะนำไฟล์ PDF ไปย่อให้มีขนาดเล็กก่อนส่งทุกครั้ง

เว็บไซต์ SmallPDF

SmallPDF (Free)

ส่วนตัวชอบมากใช้เว็บนี้เป็นประจำ เว็บนี้สามารถบีบอัดไฟล์ PDF ให้ลดลงได้ประมาณ 90%++ แต่แน่นอนว่าคุณภาพของรูปภาพในไฟล์ก็จะลดลงตามไปด้วย อาจจะเหมาะสำหรับคนที่ไม่ได้ซีเรียสเรื่องของคุณภาพของรูปในไฟล์เท่าใดนัก เพราะไม่สามารถตั้งค่าคุณภาพของไฟล์ได้เลย

แต่หากคุณรู้สึกไม่สะดวกใจที่จะต้องอัปโหลดไฟล์ขึ้นไปบนเว็บไซต์คนอื่น ก็มีโปรแกรมแนะนำสำหรับชาว Mac ดังนี้

โปรแกรม PDF Squeez

PDF Squeezer ($5.99)

โปรแกรมเล็กๆ โปรแกรมนี้ ราคาไม่แพงเลยเมื่อเทียบกับเวลาและจำนวนเมกกะไบต์ที่คุณจะประหยัดไปได้ในพื้นที่ฮาร์ดดิส โดยคุณสามารถเลือกคุณภาพและความละเอียดของไฟล์ และสามารถ Preview คุณภาพของไฟล์ที่ออกมาได้อีกด้วยว่าพอใจหรือไม่ก่อนที่จะแปลงออกมาจริงๆ ถือว่าคุ้มค่ามากกับราคา 200 บาท

โปรแกรม PDF Expert

PDF Expert ($59.99)

โปรแกรม PDF Expert นี้แม้ว่าจะราคาค่อนข้างสูง แต่ก็เป็นโปรแกรม PDF ที่อัดแน่นมาด้วยความสามารถในการจัดการไฟล์ PDF ได้แบบครบจบในตัวเดียว ไม่ว่าจะเป็นการแปลงไฟล์ Word เป็น PDF (Word to PDF converter), รวมไฟล์ PDF, แก้ไขไฟล์ PDF และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งเมื่อเทียบราคากับโปรแกรมชื่อดังอย่าง Acrobat Pro ของค่าย Adobe ซึ่งตอนนี้มีขายแต่เป็นแบบ Subscription รายเดือน ก็ต้องบอกเลยว่า “เจ็บแต่จบ ครบเรื่อง PDF”

2. ฝากไฟล์ไว้กับ Dropbox, Google

สำหรับไฟลที่ต้องใช้ส่งบ่อยๆ เราอาจจะเอาไปไว้ใน cloud อย่าง Dropbox, Googl Drive หรือ Box อัปโหลดเก็บไฟล์ แล้วส่งลิ้งค์ของไฟล์ PDF ให้คนดาวน์โหลดแทนก็เป็นอีกวิธีที่ไม่ต้องห่วงว่าไฟล์จะส่งไปหรือไม่ไป เพราะผู้รับอีเมลจะได้รับลิ้งค์สำหรับดาวน์โหลดไฟล์ PDF โดยที่ไม่ต้องเปลืองพื้นที่ในอีเมล

ข้อดีอีกข้อก็คือ เราสามารถตั้ง Password เพื่อให้เฉพาะผู้ที่มี Password เท่านั้นที่สามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้ แถมหากในอนาคตเราไม่ต้องการแชร์ไฟล์นั้นๆ แล้ว เราก็สามารถ Lock ไฟล์ หรือลบไฟล์ออกไปจาก Cloud ของเราได้เช่นกัน

3. ใช้บริการ URL Shortener

ถ้าใครอยากจะ “ดูโปร” กว่านั้น ก็ขอให้ลองใช้บริการ URL shortener อย่าง bitly.com หรือ Google URL Shortener ซึ่งสามารถใช้งานได้ฟรี คำถามก็คือ แล้วทำไมเราถึงต้องทำ URL shortener ด้วยล่ะ? ก็เพราะว่า

ได้ลิ้งค์ที่สั้น กระชับ

ก็เพราะว่ามันช่วยทำให้ย่นความยาว URL ของไฟล์ PDF ที่เราได้จาก Dropbox, Google drive ให้สั้นลงเหลือเพียงไม่กี่ตัวอักษรเท่านั้น แล้ว แทนที่ผู้รับจะได้รับลิ้งค์ที่ยาวเป็นพรืด โดยเฉพาะถ้าเราดันตั้งไฟล์เป็นภาษาไทยด้วยแล้วล่ะก็จะยิ่งยาวไปกันใหญ่ บางทียาวสามสี่บรรทัด ซึ่งมันทำให้ประสบการณ์ (User Experience) ของผู้รับอีเมลไม่ค่อยดีเท่าไหร่

สามารถตั้งชื่อ URL ได้

สำหรับคนที่ใช้ไฟล์ซ้ำๆ บ่อยๆ ยกตัวอย่างเช่น หากคุณต้องส่งไฟล์ Presentation ของบริษัท หรือคุณดีไซน์เนอร์ที่ต้องส่ง Portfolio เป็น PDF ไปให้ลูกค้าบ่อยๆ ซึ่งไฟล์เหล่านี้เรามักจะมีอยู่แล้วเป็นมาตรฐาน ไม่ค่อยได้เปลี่ยนบ่อยนัก หลายๆ เดือนเปลี่ยนที การตั้งชื่อ URL ทำให้เราทำงานได้ง่ายขึ้น เพราะคุณตั้งชื่อ URL ที่มันสื่อเอาไว้อยู่แล้ว เช่น bit.ly/mypresentation2018 เป็นต้น

ทำ Version Control ได้

เมื่อไฟล์ที่คุณใช้ซ้ำๆ มีการอัปเดต คุณก็แค่อัปไฟล์ทับลงไปใน Dropbox ของคุณ โดยที่คุณไม่จำเป็นต้องไปยุ่ง หรือจำลิ้งค์ใหม่ให้ยุ่งยาก แม้ไฟล์นั้นได้อัปเดตไปแล้ว คุณก็ยังใช้ URL เดิมของคุณได้เหมือนเดิม

วัดผลได้! (สำคัญมาก)

คุณเคยอยากรู้หรือไม่ว่า คนที่ได้รับไฟล์ Presentation ของคุณ เค้าดาวน์โหลดไฟล์ PDF ของคุณไปดูจริงๆ หรือเปล่า? ทั้ง bit.ly และ Google URL Shortener การใช้บริการ URL Shortener ช่วยทำให้คุณรู้ข้อมูลเหล่านี้ คุณจะรู้เลยว่า Portfolio ที่คุณเพิ่งส่งไปเมื่อตะกี้ลูกค้าของคุณดาวน์โหลดไปดูหรือยัง

สรุป

หวังว่าบทความเกี่ยวการจัดการไฟล์ PDF นี้จะมีประโยชน์ในการทำงาน และช่วยทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพในการทำงานมากขึ้น ถ้าคุณชอบบทความนี้และคิดว่ามีประโยชน์ ก็ฝากแชร์เอาไปให้เพื่อนๆ ของคุณด้วยนะคะ :)