แชร์วิธีการจ้าง Virtual Assistant ผู้ช่วยส่วนตัวออนไลน์ แบบ Step by Step (พร้อมตัวอย่างเพียบ)

โบมีความคิดที่จะหา Virtual Assistant มาช่วยงานมานานมาก ตั้งแต่ตอนอ่านหนังสือเรื่อง 4 Hours Work Weeks 10 ปีก่อนโน้น

เพราะงานงานเอกสาร ประสานงาน งานนัดหมาย operation ต่างๆ ที่ดูเหมือนจะไม่ใช่งานยาก แต่เป็นงานละเอียด งานดีเทล และงานสำคัญ ล้วนเป็นงานที่ตัวเองไม่ถนัดเท่าไหร่

พอออกมาทำธุรกิจแบบ Solo Enterpreneur เต็มตัว มีธุรกิจหลักอยู่ 2 ตัว คือ DailySleek แบรนด์สินค้าจัดระบบชีวิตทำงาน และบริการให้คำปรึกษาด้าน Personal Branding

ซึ่งหากจะทำให้ธุรกิจที่เพิ่งตั้งใข่ทั้งสองเจริญเติบโต เวลาที่มีอยู่น้อยนิด คงต้องเอาไปทุ่มเทให้กับกิจกรรมสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นการวางแผน การทำ Marketing การเขียน Content กว่าที่จะไปทำงาน Operation ที่ไม่ถนัดอื่นๆ ซักที

เมื่อทำงานทำธุรกิจมาถึงจุดนึง จะพบว่างานหลายอย่างเราไม่ควรทำเอง

– การวางบิลรับเช็ค
– การทำบัญชีธุรกิจ
– การทำเอกสารสัญญา
– การนัดหมายเวลา การจอง
– การจัดการข้อมูล ไฟล์ต่างๆ

งานพวกนี้ละเอียด+ใช้เวลาเยอะ ผู้ประกอบการอย่างเรามักจะทำไม่เก่ง ส่งให้มืออาชีพเขามาช่วยจะดีกว่า

— Bow Kraivanich (@BowKraivanich) August 2, 2022

Virtual Assistant คืออะไร

Virtual Assistant คือ ผู้ช่วยส่วนตัว ที่ช่วยงานแบบออนไลน์ เรียกสั้นๆ ว่า VA

เราสามารถให้ Virtual Assistant ช่วยงานได้เราแทบจะทุกอย่าง ทั้งเรื่องงาน และเรื่องส่วนตัว

ตั้งแต่งานพื้นฐานอย่างงานทำเอกสาร หาข้อมูล ทำรายงาน เปรียบเทียบ ประสานงาน จองร้านอาหาร สั่งของ จัดการเรื่องส่วนตัว จัดการอีเมล

ไปจนถึงงานที่ High Level ขึ้นมาอย่าง การให้ Virtual Assistant ช่วย Schedule คอนเทนต์ หรือแม้แต่ทำคอนเทนต์ที่ไม่ซับซ้อนมาก ก็สามารถให้ผู้ช่วยช่วยได้!

เอาเป็นว่า งานอะไรก็ตามที่:

• งานที่ทำซ้ำๆ
• ทำเป็น Process ได้

เราสามารถให้ Virtual Assistant มาช่วยได้ทั้งนั้น!

วิธีการจ้าง Virtual Assistant แบบ Step by Step

1. เขียน Scope of Work สำหรับ Virtual Assistant

อย่างที่เกริ่นไปแล้วว่าเราสามารถให้ VA ช่วยเหลือได้ทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว

ซึ่งสิ่งแรกที่เราต้องทำก็คือ การเขียน “Scope of Work” หรือรายละเอียดของงานที่เราต้องการให้ VA เข้ามาช่วยนั่นเอง

การเขียน Scope of Work สำหรับ VA โบใช้ขั้นตอนดังนี้

1. ลิสต์ Area ที่ต้องการความช่วยเหลือ อธิบายภาพรวม

ควรจะเริ่มโดยการพูดถึง Area ที่เราต้องการให้ VA ช่วย พร้อมอธิบายภาพรวม Overview ให้เข้าใจแบบสั้นๆก่อน

ตัวอย่างของโบ

หากใครที่เรื่องส่วนตัวมีเยอะ ก็สามารถย่อยออกมาได้อีก

2. แบ่งหมวดหมู่ประเภทของงาน

หากงานที่ต้องการความช่วยเหลือ มีจำนวนเยอะ เราก็ควรที่จะ grouping แบ่งหมวดหมู่ให้ชัดเจน

แต่ใครที่งานยังน้อย ก็อาจจะยังไม่ต้องแบ่งหมวดหมู่ได้

ตัวอย่างหมวดหมู่ที่โบใช้

• งานเอกสาร office admin บัญชี
• งานนัดหมาย ประสานงาน หาข้อมูล สรุปนำเสนอ
• งานทำคอนเทนต์
• งานนัดหมายประสานงานส่วนตัว และครอบครัว (x คน)

3. ลิสต์งานออกมาให้ครบที่สุด เท่าที่นึกออก

เขียนงานที่เราอยากให้ช่วยในแต่ละหมวดหมู่ด้านบน จัดระบบแต่ละงานว่าเป็นงานประเภทใด เช่น

• งานที่เกิดขึ้นประจำในช่วงเวลาเดิม ของแต่ละเดือน แต่ละสัปดาห์ และมีจำนวนครั้งที่ชัดเจน เช่น
  • การทำจ่าย การทำเงินเดือน การสรุปรายรับรายจ่ายประจำเดือน การสั่งของใช้ในบ้าน
• งานที่เกิดขึ้นแน่ๆ แต่ไม่ได้มีวันที่ชัดเจน มีปริมาณที่ไม่ตายตัว แต่ระบุจำนวนคร่าวๆ ได้ เช่น
  • การออกใบเสร็จให้ลูกค้า การทำใบหัก ณ ที่จ่าย การทำเอกสารสัญญา
• งานเร่ง และไม่เร่ง เพื่อช่วยให้ VA จัดลำดับความสำคัญได้
• งานที่ทำได้จะดีมาก แต่ไม่ได้ไม่เป็นไร (A Big Plus)

4. รูปแบบการทำงาน

ควรระบุให้ชัดเจนว่ามีรายละเอียดอย่างไร ตัวอย่างเช่น

• ออนไลน์เป็นหลัก แต่จะมีนัดเจอตัวเดือนละ 1 ครั้ง 1-2 ชม เพื่อเคลียร์เอกสาร ทำบัญชี
• วิธีการทำงานในแต่ละเดือน แต่ละสัปดาห์ แต่ละวัน
• ช่องทางในการสื่อสาร
• เครื่องมือที่ใช้ในการทำงานอื่นๆ

Tips:

หากยังไม่รู้ว่าจะเอางานอะไรให้ VA ช่วยบ้าง ให้ลองคิดว่า

• งานที่ทำซ้ำๆ
• งานที่ใช้ Template ได้
• งานที่เราไม่อยากทำ
• งานที่ค้างมานานแล้ว ทำไม่เสร็จซักที

แนะนำให้ทำเอกสาร นี้เป็น Notion หรือ Google Docs หรือไฟล์ที่แชร์ URL เพื่อให้ไม่ต้องมาคอย Convert หรือแก้ไขบ่อยๆ หรือไม่ต้อง copy ไปมาตอนที่ Recurit ผู้ช่วยส่วนตัว ใน Step ต่อไป

2. จ้าง Virtual Assistant ให้ถูกงาน และถูกใจ

หลังจากมี Scope of Work เราก็จะพอรู้แล้วว่างานอะไรบ้างที่เราต้องการความช่วยเหลือ คราวนี้ก็พร้อมจะออกตามหา VA คู่ใจแล้ว

เราควรจะหา candidate VA ซัก 2-4 คน อย่างน้อยมีตัวเลือก มาเปรียบเทียบกัน ไม่แนะนำให้เกิน 4 คน เพราะจะทำให้ต้องใช้เวลาคุยมากเกินไป

การคัดเลือก Virtual Assistant โบทำ 3 ขั้นตอนดังนี้

1. เขียน Criteria

เราต้องตั้ง Spec ของผู้ช่วยของเราขึ้นมา ซึ่งจะช่วยให้เราตัดสินใจได้ว่าควรจะเลือกคนไหนมาร่วมงานด้วยดี เพราะเอาจริงๆ จากประสบการณ์ของโบ VA เป็นมนุษย์ที่จะค่อนข้างคุยง่าย ตอบไว มี service mind อยู่แล้ว ตอนแรกก็ทำเอาโบตัดสินใจยากมาก จนต้องเขียน criteria ขึ้นมาให้ชัดเจนค่ะ

ตัวอย่าง Criteria ของ Virtual Assistant ที่โบตั้งเอาไว้

• การสื่อสาร: พูดคุยง่าย ตอบเร็ว ถามตอบตรงประเด็น พิมพ์ไม่ผิด สื่อสารตลอด ไม่ว่าถูก ผิด ทำได้ ไม่ได้
• ความสามารถหลากหลาย: เช่น การจัดข้อมูล การนำเสนอ การออกแบบ
• Digital Literacy: มีความสามารถในการใช้เครื่องมือต่างๆ เรียนรู้เรื่องดิจิทัลได้ไว หาข้อมูลต่างๆ ได้ด้วยตัวเอง
• สถานที่อยู่อาศัย: แม้ว่าจะเป็น VA แต่สำหรับโบเอง จะต้องมีงานเอกสาร ส่ง messenger การที่ VA มีอาศัยในบริเวณกรุงเทพฯ จึงสำคัญ

2. เตรียม Script

เพราะเราจะต้องคุยกับว่าที่ VA ของเรา 2-4 คน การเตรียม Script จะช่วยให้เราไม่ต้องคอยพิมพ์ข้อความซ้ำๆ และยังทำให้ได้ข้อมูลครบถ้วน รวมถึงได้ทดสอบความสามารถในการตอบคำถามของ VA ท่านนั้นๆ อีกด้วย

ตัวอย่าง Script Outreach ที่โบใช้

3. ให้คะแนน

เมื่อคุยกับ Candidate จนได้ข้อมูลครบแล้ว ก็ถึงเวลาต้องเลือกว่าจะลงเอยกับคนไหน

โบใช้วิธีให้คะแนนตาม Criteria ข้อ 1 เลย โดยจะทำเป็นตาราง และให้คะแนนเป็นข้อๆ ไป

3. Onboard Virtual Assistant

เมื่อเลือก VA ได้แล้ว Step ต่อไปก็คือการ Onboard Virtual Assistant เพื่อให้พร้อมเริ่มงาน และมีความคาดหวังในการทำงานที่ตรงกัน

ขั้นตอนการ Onboard Virtual Assistant ที่โบใช้

1. ทำสัญญารักษาความลับ
2. การพูดคุย Scope of Work กันอีกครั้ง
3. การเชิญเข้าเครื่องมือการทำงานต่างๆ

เครื่องมือที่จำเป็นที่โบใช้

• ช่องทางการสื่อสาร ส่วนตัวโบใช้ LINE เนื่องจากต้องมีประสานกับ party อื่นๆ ด้วย ก็สะดวกดี (ตอนแรกว่าจะใช้ Slack แล้วก็พบว่าซ้ำซ้อน หลายอย่างต้องมาใช้ LINE อยู่ดี)
• โปรแกรม Task Management เพื่อให้จัดการงานได้อย่างเป็นระบบ ส่วนตัวโบใช้ Todoist แบบ Premium เพราะใช้จัดการงานส่วนตัวอยู่แล้ว ซึ่งพบว่าเวิร์คมาก (ตอนแรกจะใช้ Clickup แต่ก็คิดว่ามันเยอะเกินไป)
• งานเอกสาร และที่เก็บไฟล์ โบใช้ Google Workspace (ตอนแรกจะใช้ Dropbox แต่พบว่างานเอกสารยังไง Google ก็ยังเหนือกว่า รวมถึงเรื่อง collaboration ด้วย)

อีกนิด กับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่ช่วยให้การทำงานร่วมกับ Virtual Assistant ราบรื่น

• กำหนดเครื่องมือให้น้อยที่สุด แล้ว stick อยู่กับมัน! อย่าเปลี่ยนไปเปลี่ยนมา
• พยายาม Assisgn งานเข้าระบบ Task Management ชีวิตจะได้ไม่ยุ่งเหยิง
• เวลา Assign งานให้ระบุงานเร่ง และไม่เร่ง เพื่อช่วยให้ VA จัดลำดับความสำคัญได้
• ทดลองจ้าง VA แบบรายสัปดาห์ก่อน และถ้าเวิร์คก็ค่อยทำเป็น contract รายเดือน
• สำหรับคนที่ให้ช่วยงานบริษัท การสร้างอีเมลให้กับ VA ใช้โดยเฉพาะก็ควรทำ แต่ทำหลังจากที่ผ่านช่วงทดลองกันไปแล้วค่ะ

การจ้าง Virtual Assistant น่าจะเป็น 1 ในการตัดสินใจที่ดีที่สุดของโบในปีนี้

เพราะแค่สัปดาห์แรก ก็เคลียร์งานที่ค้างมาหลายเดือนได้หมดไปเป็นสิบกว่างาน

ยังไม่รวมถึง Mental Health ที่ได้ขจัดงานค้างออกไป

ผู้ร่วมงาน ลูกค้า supplier ก็ไม่ต้องรองานเอกสาร เก็บเงิน จ่ายเงิน ออกเอกสารได้ตรงเวลา

นี่คือความรู้สึกที่เบาสบายมากๆ จนอยากจะแชร์ให้ทุกคนลองหาผู้ช่วยดูค่ะ อาจจะเริ่มด้วย scope งานเล็กๆ เป็นงานๆ ก่อนก็ยังได้

ถ้ารู้สึกว่างานยุ่งมาก แต่ภาพรวมของธุรกิจ ของงาน ของชีวิตส่วนตัวไม่ค่อยได้ขยับไปไหน คุณอาจจะต้องการผู้ช่วยส่วนตัว Virtual Assistant แล้วล่ะ :)