แชร์วิธีการใช้ To do list เพื่อเพิ่ม Productivity ตามแนวคิด Getting Things Done (GTD)

หากคุณเป็นคนหนึ่งที่รู้สึกหัวหมุนกับ To Do List ของงานการที่ถาโถมเข้ามาตั้งแต่จันทร์ถึงศุกร์ (จนบางทีลุกลามไปถึงวันหยุดเสาร์อาทิตย์) รู้สึกตัวอีกทีก็พบว่า Productivity หรือประสิทธิภาพการทำงานของตัวเองนั้นตกต่ำลงทุกไปทุกวัน

งานตัวเองก็ไม่มีทีท่าว่าจะทำทัน เพื่อนในทีมก็ขอให้ “ช่วยดูตรงนี้ให้หน่อยสิ” คุณหัวหน้าก็ชอบเดินเข้ามาเงียบๆ แล้วพูดกระซิบข้างหูว่า “ฝากหน่อยนะ” (พร้อมตบไหล่เบาๆ นัยว่าสู้ๆ นะ พี่เป็นกำลังใจให้…)

หันกลับมามองขอบหน้าจอคอม ก็เต็มไปด้วยกระดาษ Post it ที่เขียน To do list เอาไว้ตั้งแต่สองเดือนก่อน จนตอนนี้สีของเจ้า Post it แผ่นนี้มันเริ่มซีดลงไปทุกที ซึ่งบางทีก็ไม่แน่ใจว่า To do list นี้ ฉันยังต้อง do อยู่หรือเปล่านะ?

ใน iPhone, iPad มี Note Appให้ใช้ ก็มีจดใส่ในนั้นบ้าง แต่พอไปใช้ Window ก็มีโปรแกรมโพสอิทที่เปิดทิ้งไว้ “จดๆ ไว้ในนั้นก่อนละกันเนอะ”

ที่ทำงานว่าแย่แล้ว ตกเย็นกลับบ้านไปก็หนักไม่แพ้กัน

ผ้าก็ต้องซัก บ้านก็ต้องถู แถมลืมสั่งน้ำดื่มให้มาส่ง ค่าไฟก็กะว่าจะกดจ่าย ทำไมถึงได้ลืมตลอด! แถมเต้าฮวยที่ปากซอยที่แม่ฝากให้ซื้อ ก็ลืมอีก!

คุณเริ่มสบถกร่นด่าในใจเงียบๆ คนเดียว “ชีวิตหนอชีวิต ทำไมมันช่างวุ่นวายเสียจริง”

หรือไม่ก็ “ทำไมเราถึงขี้ลืมอย่างนี้ หรือว่าเราจะเริ่มเข้าสู่วัยชราด้วยอายุแค่ 28 (โอ้ววว ไม่นะ!)”

หากคุณยิ่งอ่านยิ่งรู้สึกว่า “นี่มันชีวิตที่แสนวุ่นวายของชั้นหนิ” บทความนี้เราจะขอแนะนำให้คุณรู้จักกับการใช้ To do list ตามแนวคิดที่เรียกว่า Getting Things Done

Getting Things Done คืออะไร?

แนวคิด Getting Things Done หรือเรียกย่อๆ ว่า GTD คือแนวคิดที่ช่วยให้เราสามารถบริหารจัดการงาน หรือสิ่งที่ต้องทำ ให้สำเร็จและเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ (productive) โดยไม่ต้องเปลืองพลังงานสมอง

โดยแนวคิดนี้ถูกคิดค้นขึ้นโดยคุณ David Allen ผู้เขียนหนังสือ Getting Things Done ซึ่งแนวคิดนี้ถือได้ว่าเป็นหนึ่งในแนวคิดที่ช่วยจุดประกายเรื่องของการจัดการการทำงานให้มีประสิทธิภาพ (Productivity) เริ่มให้เป็นที่พูดถึงในวงกว้างขึ้น

หลักการของ Getting Things Done

สำหรับใครที่ไม่มีเวลาไปหาหนังสือ Getting Things Done มาอ่าน

บทความนี้ขอสรุปแนวคิดหรือปรัชญาของ Getting Things Done ซึ่งมี 5 ขั้นตอน เพื่อให้คุณเข้าใจและสามารถเอาไประยุกต์ใช้งานได้จริงในเวลาไม่เกิน 15 นาที

เริ่ม Setup

ก่อนที่เราจะเริ่มการทำตามหลัก Getting Things Done จะต้องมีการตระเตรียมเครื่องมือให้พร้อมเสียก่อน

สำหรับเครื่องมือที่เราใช้กัน จะแบ่งเป็น 3 อย่างหลักๆ คือ

  1. To do list App ใช้สำหรับใช้เป็นศูนย์กลางในการจัดการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมด
  2. Note App ใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูล ซึ่งข้อมูลเหล่านี้เราไม่ต้องทำ แต่เก็บไว้เป็น Reference หรือใช้อ้างอิง หาความรู้ เป็นต้น
  3. Calendar ใช้สำหรับบันทึกสิ่งที่ต้องทำลงในปฏิทิน รวมถึงพวกแจ้งเตือน Event ต่างๆ

สำหรับโปรแกรม To do list นั้นมีให้เลือกใช้เป็นสิบเป็นร้อย แต่ตัวที่แนะนำ คือ Todoist เนื่องจากสามารถใช้งานได้ฟรี มีให้ใช้งานได้ทุก Platforms ไม่ว่าจะเป็นบน Mac, PC, iOS, Android มีฟีเจอร์ครบถ้วน (แบบเสียเงินเค้าก็มีให้ซื้อ แต่ส่วนตัวคิดว่าของฟรีก็ดีเกินพอแล้ว)

สำหรับโปรแกรม Note ส่วนตัวใช้ Evernote เพราะใช้ได้ฟรี มี Extension ต่างๆ ให้ใช้มากมาย เช่น การ Save หน้าเว็บที่มีข้อมูลที่เราต้องการอ่าน หรือเก็บไว้เป็น Reference จึงทำให้ Evernote เหมาะกับการนำมาเป็นเครื่องมือในการจัดการไฟล์ตามหลักของ Getting Things Done

ส่วน Calendar นั้น สามารถใช้ Google Calendar หรือคนที่ใช้ Mac ก็สามารถใช้ Calendar ที่มากับ Mac OS ได้เลย ไม่มีปัญหา ซึ่ง Todoist นั้นมีฟีเจอร์ที่เจ๋งสุดๆ ก็คือ หากคุณลงเวลาให้ Task บน Todoist แล้ว จะสามารถ Sync งานนั้นเข้า Google Calendar ได้เลย

ขั้นตอนที่ 1: Capture

หนึ่งในแนวคิดที่สำคัญของ Getting Things Done ก็คือ “อย่าใช้สมองจำ ให้จดออกมาไว้ข้างนอกซะ!”

เพราะตามหลักแล้วการที่เราจำ หรือเก็บสิ่งที่ต้องทำเอาไว้ในหัว จะทำให้สมองเราคอยคิดถึง หรือกังวลกับเรื่องนั้นๆ ตลอดเวลา ซึ่งมันทำให้ประสิทธิภาพของสมองเราลดลง เพราะต้องถูกใช้ตลอดอย่างไม่รู้ตัว

วิธีการ Capture นั้นทำได้ง่ายๆ คือให้คุณเขียนสิ่งที่คุณต้องทำออกมาให้หมดเป็นข้อๆ ไม่ว่าจะเรื่องเล็กเรื่องน้อยแค่ไหนก็ตาม หากคิดไม่ออกว่าจะเขียนอะไรบ้าง ก็อาจจะเริ่มจากงานที่ออฟฟิศ มีโปรเจคไหนที่ต้องทำบ้าง แต่ละโปรเจค มีอะไรที่ต้องทำ เพื่อให้โปรเจคนั้นเสร็จลุล่วงไปด้วยดี? เรื่องส่วนตัว อาจจะเป็นการจัดการเรื่องในบ้าน การดูแลคนในครอบครัว การจัดการเรื่องการเงิน การพัฒนาตัวเอง เป็นต้น

บทความแนะนำ  ทำไมเราถึงติด Facebook? ภารกิจทวงเวลาคืนจากพี่มาร์คในไม่กี่คลิก

ข้อแนะนำ: การเขียนสิ่งที่ต้องทำ ควรจะต้องเป็นสิ่งที่อ่านแล้วรู้ว่าต้องทำอะไร ยกตัวอย่างเช่น แทนที่จะเขียนว่า “เตรียมอาหารเช้า” ให้เขียนว่า “ซื้อวัตถุดิบสำหรับทำสลัดมื้อเช้าที่ Super Market ตอนเดินทางกลับบ้านเย็นนี้” ก็จะทำให้คุณลงมือทำงานนั้นได้จริง แบบไม่ต้องคิดว่าต้องทำอะไรอีก

โดยเราจะเขียนสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดนี้เอาไว้ในลิสที่เรียกว่า Inbox และต่อจากนี้ หากคุณมีงานหรือสิ่งที่ต้องทำ ก็ให้เอามาใส่ไว้ในลิส Inbox นี้ก่อน แล้วจึงค่อยนำสิ่งที่ต้องทำไป Process ต่อในขั้นตอนต่อไป

ขั้นตอนที่ 2: Process

พอเรารู้แล้วว่ามีอะไรที่ต้องทำบ้างอยู่ใน Inbox ก็ถึงเวลาที่ต้องมา Process งานทั้งหมดให้ไปอยู่ถูกที่ถูกทางกัน

ในการ Process งานแต่ละงาน คุณจะต้องถามตัวเองดังต่อไปนี้

  1. หากงานนั้น เป็นสิ่งที่ไม่ได้เอาไว้ให้ทำ (Not Actionable) ให้เลือกว่าจะ
  • “ทิ้งมันไปซะ!”
  • เก็บใส่ Note App เอาไว้เป็น Reference
  • ถ้าไม่แน่ใจ ให้เก็บเอาไว้ในลิสต์ Someday / Maybe
  1. หากงานนั้นเป็นงานที่ทำได้ และใช้เวลาไม่เกิน 2 นาที ให้ “ทำทันที!”
  2. หากงานนั้น เราไม่จำเป็นต้องเป็นคนทำ หรือให้คนอื่นทำแล้วมีประสิทธิภาพกว่า ให้ “มอบหมายให้คนอื่นทำ”
  3. หากงานนั้นเราต้องทำเอง ให้เอาใส่ไว้ในลิสต์ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น พร้อมระบุวันเวลาที่ต้องทำให้เสร็จให้ชัดเจน หากงานที่ทำเป็นงานที่มีหลายขั้นตอน เช่น “เตรียม Presentation สำหรับขายงานลูกค้า” คุณอาจจะแบ่ง Task ย่อยๆ ออกมาเป็น 1. หาข้อมูล 2. เขียน outline 3. ใส่ข้อมูลใน Presentation 4. หาภาพประกอบ 5. ฝึกพูด 3 ครั้ง เป็นต้น
  4. หากงานนั้นเป็นงานที่มีหลาย Tasks ที่ต้องทำ ให้สร้างเป็น Project ใหม่ขึ้นมา แล้วรวมงานเอาไว้ใน Project นั้นอีกที

หลักสำคัญในการ Process คือ

  1. ให้ Process ไล่ จากบนลงล่าง
  2. ให้ Process ทีละงาน
  3. ห้ามเอาสิ่งที่ถูก Process แล้วกลับไปอยู่ใน Inbox

ขั้นตอนที่ 3: Organize

คำถามหลังจากที่เรารู้แล้วว่ามีงานอะไรที่เราต้องทำบ้าง แล้วเราจะ Setup ลิสต์ของงานได้อย่างไร?

โดยปกติแล้ว เราจะแบ่งลิสต์งานออกเป็นเรื่องใหญ่ๆ ได้ 2 เรื่อง คือ 1. Work 2. Personal

  1. Work จะเอาไว้ใส่เรื่องที่เกี่ยวกับงาน
    1. โปรเจคที่ออฟฟิศ
    2. โปรเจคของลูกค้า
    3. บางคนก็อาจจะมีโปรเจคส่วนตัว เช่น การทำเว็บไซต์ส่วนตัว
    4. การเขียนหนังสือ / blog
  2. Personal เรื่องอื่นๆ เรื่องส่วนตัว ที่นอกเหนือจากงาน
    1. การดูแลตัวเองทั่วๆ ไป เช่น การนัดทำฟัน
    2. การพัฒนาตัวเอง เช่น การอ่านหนังสือ เรียนคอร์สออนไลน์
    3. การเงินส่วนบุคคล
    4. การดูแลคนในครอบครัว
    5. การวางแผนไปเที่ยวทริปในฝันสำหรับปีหน้า

สำหรับสิ่งที่เรายังไม่แน่ใจ ว่าจะทำดีหรือไม่ดี หรือเรื่องที่อยากทำ แต่ยังไม่ทำตอนนี้ ให้เอาไว้ในลิสต์ที่เรียกว่า “Someday / Maybe” ลิสต์

ขั้นตอนที่ 4: Reflect / Review

ทุกสัปดาห์ เราควรจะแบ่งเวลาเอาไว้สำหรับการทำ Weekly Review เพื่อที่จะจัดการ To do list ของเราให้เข้าที่เข้าทาง และพร้อมสำหรับรับมือการทำงานในสัปดาห์ต่อไป

สิ่งที่คุณควรทำใน Weekly Review คือ

  • Capture สิ่งที่ต้องทำออกมาไว้ใน Inbox แล้ว Process ตามขั้นตอนที่ 1-2
  • Review สิ่งที่อยู่ในลิสต์ของเรา อันไหน Late ให้ Reschudule และควรจะคิดว่าทำไมยังไม่เสร็จ อาจจะเป็นเพราะงานนั้นไม่สามารถทำได้จบในทีเดียว ก็ให้แบ่งงานนั้นให้ย่อยลงมาอีก
  • Review Someday / Maybe ลิสต์ อันไหนที่อยู่มานาน หรือคิดว่าไม่ทำแล้ว ก็ให้ทิ้งไปซะ
  • Review เป้าหมายรายปี รายเดือน รายสัปดาห์ ว่าเราได้เข้าเป้าหมายบ้างหรือยัง? และเราต้องทำอะไรอีกเพื่อให้เข้าใกล้เป้าหมายนั้น?

สรุป

หลักการ Getting Things Done เป็นหนึ่งในวิธีการที่ไม่ซับซ้อนที่ช่วยทำให้เราจัดการ หรือ Organize ชีวิตที่แสนจะวุ่นวายได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เครียดน้อยลง มีเวลาทำงานมากขึ้น

ใครลองเอาเทคนิค Getting Things Done นี้ไปใช้แล้วได้ผลอย่างไร อย่าลืมคอมเมนต์มาแชร์ให้ฟังบ้างนะคะ :)

Bow Kraivanich

โบ ไกรวณิช เป็น UI/UX ดีไซน์เนอร์ ผู้ร่วมก่อตั้ง Magnetolabs Co., Ltd. บริษัท Inbound Marketing Agency แห่งแรกๆ ในประเทศไทย มุ่งเน้นการออกแบบและพัฒนาเว็บไซต์เพื่อการทำการตลาดแบบ Inbound โดยเฉพาะ ชอบอ่านหนังสือ เขียนบล็อค และเป็นนักทดลองเครื่องมือหรือ Tools ใหม่ๆ ที่หลงไหลในกีฬาปีนหน้าผา และการเล่นบอร์ดเกมส์

Comments

comments